正社員が退職代行を利用するときは、「会社へ退職意思を伝える」だけでなく、退職日、有給休暇、引き継ぎ、貸与品、社会保険、離職票など確認する項目が多くなります。特に、今日から出勤しないことと、今日付けで退職することは別です。ここでは正社員の退職代行で確認されやすい論点を、依頼前・会社連絡・退職後の3段階に分けて詳しく解説します。
まず雇用契約が無期か有期かを確認する
「正社員＝必ず期間の定めがない雇用」とは限りません。雇用契約書・労働条件通知書を確認し、契約期間の定めがあるかを見ます。期間の定めがない雇用と、有期雇用では退職に関する法的な扱いが異なるためです。
無期雇用については民法627条に解約申入れに関する原則があります。一方、有期雇用については契約期間途中の退職に別の検討が必要になることがあります。そのため、申込み時には「正社員です」だけでなく、契約期間の有無まで伝えると確認が早くなります。
退職日をどう決めるか
本人が「今日から会社へ行かない」と希望していても、実際の退職日は別に決めます。例えば、退職意思を伝えた日から一定期間後を退職日とする、有給休暇を取得してから退職する、会社との合意で希望日に退職するなど複数のパターンがあります。
会社から「就業規則では1か月前の申告が必要です」と言われるケースもあります。その場合、雇用契約の内容や法令上の取扱いを確認しながら会社側の理由を聞き、必要であれば退職日について交渉します。
本日以降の出勤をどう扱うか
退職代行を利用する方の多くは「明日から会社へ行きたくない」「もう上司と直接会いたくない」と考えています。会社への初回連絡では、本人に明確な退職意思があることと、本日以降の出勤についての本人の意向を伝えます。
会社が「出勤しないなら欠勤扱い」と回答する場合は、有給残日数や退職希望日も含めて整理します。無断で何日も連絡を取らない状態と、本人の退職意思・出勤しない意向を会社へ明示している状態は実務上の状況が異なるため、会社側がどのように処理するのか具体的に確認します。
有給休暇が残っている場合
有給休暇の残日数が分かる場合は依頼時に伝えます。分からない場合は会社へ確認します。本人が退職日までの有給取得を希望する場合は、その希望を会社へ伝え、必要に応じて交渉します。
厚生労働省の労働局は、退職予定者であっても在籍中は年次有給休暇を取得する権利があり、退職日より後の日へ時季変更することはできないと案内しています。ただし、実際の取得日数や退職日の設定は個別の勤務日・残日数を確認する必要があります。
引き継ぎを求められたらどうする？
正社員では「担当顧客がいる」「管理業務を担当している」「社内でしか分からない業務がある」など、会社から引き継ぎを求められることがあります。
会社から「必ず出社して引き継ぎをしてから辞めてください」と言われた場合は、まず具体的に何の引き継ぎが必要なのか確認します。出社せず、メール・文書・既存資料などで対応可能な範囲があるかを検討することもできます。
本人が退職代行へ依頼する前に、会社の顧客情報や機密情報を私物端末へコピーすることは避けてください。引き継ぎのためだからといって、会社データを無断で持ち出す必要はありません。会社PC・社内システム内にある情報は会社のルールに従って扱います。
貸与品と会社のデータを整理する
正社員では貸与品の種類が多いことがあります。次のものが手元にないか確認してください。
- 社員証・入館証・セキュリティカード
- 会社支給PC・スマートフォン
- 制服・作業着
- 会社・事務所・倉庫の鍵
- 社用車の鍵・ETCカード・給油カード
- クレジットカード・法人カード
- 紙の顧客資料・マニュアル・契約書
- 会社購入の備品
返却方法は会社へ確認し、郵送可能であれば追跡可能な配送方法を利用して記録を残すと安心です。会社から貸与品を受け取った記録がある場合は、返却漏れがないか一覧と照らし合わせましょう。
退職後に会社から受け取る書類
正社員の退職後は、転職・失業給付・税金・健康保険などで書類が必要になります。代表的なものは次のとおりです。
- 源泉徴収票：年の途中で退職した場合、国税庁は退職後1か月以内の交付を案内しています
- 離職票1・2：雇用保険の基本手当を申請するときに使用します
- 雇用保険被保険者証：会社が保管している場合は本人へ返却される書類です
- 健康保険資格喪失に関する証明：退職後に国民健康保険等へ切り替える際に必要になる場合があります
- 退職証明書：本人が必要な場合は会社へ請求を検討します
すぐ転職するか、しばらく仕事をしないかによって必要書類は変わります。すべてを機械的に要求するのではなく、自分に必要な書類を確認しましょう。
最終給与・未払い残業代・退職金
退職時は最終給与の支給日、立替経費、未払い残業代、退職金の有無なども確認します。会社から「貸与品が返るまで給与を払わない」などの回答があった場合は、給与支払いと貸与品返却をどう扱うのか具体的な根拠・処理内容を確認します。
未払い残業代を主張する場合は、タイムカード、勤怠システム、給与明細、業務メール等、労働時間を確認できる資料が重要です。退職を急いでいても、必要な証拠を削除しないよう注意してください。ただし、会社の機密情報を無断で取得することとは区別が必要です。
正社員の退職代行でよくある質問
会社から「就業規則で1か月前」と言われたら辞められませんか？
就業規則の記載だけで結論を出さず、雇用契約の期間の有無や法令上の取扱いを確認します。無期雇用では民法の規定も関係します。
引き継ぎをしていないと退職できませんか？
会社が求める引き継ぎ内容を確認し、本人が対応可能な範囲や非対面の代替方法を検討します。退職日そのものとは分けて整理します。
会社のPCを郵送しても大丈夫ですか？
会社指定の返却方法を確認してください。精密機器は梱包方法・配送方法の指定がある場合があります。
正社員の退職で会社から確認されやすい事項
正社員では、アルバイトより会社内の権限や担当業務が大きいことがあるため、退職時に確認事項が増える傾向があります。例えば、顧客担当、金銭管理、会社印・鍵の保管、社用車、法人カード、管理者アカウントなどです。本人が何を管理していたのかを事前に整理しておくと、会社側から「○○はどこですか」と問い合わせが来たときにスムーズです。
ただし、退職代行を利用するからといって、本人が会社のパスワード一覧や顧客データを私物端末へ持ち出して準備する必要はありません。会社が管理すべき情報は会社の環境に残し、返却が必要な物だけ確認します。
社会保険・健康保険は退職後も続くわけではない
会社の健康保険は退職に伴って資格を喪失します。退職後すぐに別会社の社会保険へ加入しない場合は、国民健康保険、任意継続、家族の扶養など次の加入方法を検討する必要があります。資格喪失後は、使用できない資格確認書等が手元にある場合は返却が必要です。
また、退職後に必要な書類が届く住所が会社登録住所と違う場合は、発送前に正しい住所を伝えてください。引っ越し直後などは特に注意が必要です。
退職代行を利用する前に自分で決めておく優先順位
会社と交渉が必要になったとき、本人の優先順位が曖昧だと回答に時間がかかります。「最優先は明日から出勤しないこと」「退職日はできるだけ早く」「有給は可能な限り取得」「会社の私物は着払いでもよい」など、譲れない点と譲れる点を分けておくとよいでしょう。
特に金銭に関する請求や放棄、退職日の変更、清算条項などは重要な条件です。その場の勢いで了承せず、内容を確認してから判断します。
参考にした公的情報
制度や手続きは勤務先・雇用形態・個別事情で変わるため、以下の公的情報も確認してください。
- e-Gov法令検索「民法」
- 厚生労働省・労働局「退職予定者の年次有給休暇」
- ハローワーク「雇用保険の具体的な手続き」
- 厚生労働省「事業主の行う雇用保険の手続き」
- 国税庁「給与所得の源泉徴収票」
- 協会けんぽ「退職後の健康保険」